Hoe prestatieterugkoppeling vakmanschap kan ondersteunen

Door Ellen Sebregts en Markus van Alphen

Een teamlid voltooit een taak met een bepaalde uitkomst. In een excellente organisatie wil je dat dat resultaat ook excellent is. Pas nadat je aan het teamlid terugkoppelt wat de kwaliteit van de prestatie is, weet zij of hij in hoeverre het werk aan verwachtingen voldoet. Daar gaat deze blog over: hoe teamleden te laten weten dat hun werk betekenisvol, goed of excellent is en waarom het belangrijk is hun dit te laten weten.

Wat prestatieterugkoppeling is

Prestatieterugkoppeling betekent een medewerker laten weten in welke mate haar of zijn prestatie voldoet aan de verwachtingen van jou als leider, van andere medewerkers en van de organisatie. Het gaat om meer dan alleen het resultaat zelf: ook hoe de prestatie tot stand is gekomen in termen van efficiëntie, effectiviteit, duurzaamheid en samenwerking met anderen. Prestatieterugkoppeling omvat al deze aspecten: informatie over hoe en hoe goed de taak is uitgevoerd. Goede prestaties zijn nu eenmaal goed voor de organisatie, zij beloven kwalitatief goede uitkomsten in de toekomst.

Prestatieterugkoppeling stimuleert vakmanschap

Een mens (en dus ook een medewerker) heeft een andere motivatie om goed te presteren dan de motivatie van de organisatie. Het daadwerkelijke resultaat is minder belangrijk dan in hoeverre haar of zijn behoefte aan verbinding, autonomie en vakmanschap (of competentie) wordt vervuld. Wanneer aan deze drie behoeftes in voldoende mate wordt voldaan in de werksituatie, leidt dit tot werktevredenheid. Het implementeren van prestatieterugkoppeling doe je simpelweg omdat je wilt dat medewerkers goed zijn in wat ze doen en dat ook weten. Prestatieterugkoppeling ondersteunt voornamelijk een medewerkers psychologische behoefte aan vakmanschap.

Prestatieterugkoppeling: interpersoonlijk of via het proces

Prestatieterugkoppeling kun je globaal in twee soorten onderverdelen: interpersoonlijke en procesprestatieterugkoppeling. Met proces wordt bedoeld dat de medewerker zelf, via het systeem of proces en zonder tussenkomst van een ander, terugkoppeling krijgt op haar of zijn prestatie. In deze blog bespreken wij alleen de interpersoonlijke vorm. Interpersoonlijke procesterugkoppeling wordt op verschillende niveaus gegeven: top-down, horizontaal of bottom-up. Op alle drie niveaus volg je ongeveer dezelfde richtlijnen om de terugkoppeling effect te laten sorteren:

Vermijd kritiek

Kritiek is geen prestatieterugkoppeling maar het luchten van je eigen slechte gevoel ten opzichte van de ander, zie bijvoorbeeld een blog over waarom kritiek een beschadigend effect heeft op de samenwerkingsrelatie. En omdat kritiek zelden handvatten biedt hoe de prestatie de volgende keer te verbeteren, kan de medewerker er eigenlijk niks mee.

Niets motiveert beter dan een gepast compliment

Een goed uitgevoerde taak verdient een gemeend kort-maar-krachtige compliment. Complimenten zijn een vorm van prestatieterugkoppeling en die geef je spontaan, niet als iets om van je to-do-lijstje af te vinken. En vergeet niet je positieve opmerkingen gescheiden te houden van de zaken waarin je van je medewerker verbetering verwacht, zie de blog over waarom de sandwichtechniek te vermijden.

Kies je moment

Er is geen strikte regel voor het moment waarop prestatieterugkoppeling te geven, maar het is beter individuele prestatie onder vier ogen te evalueren. Beperk je zo mogelijk tot een taak en een recente uitvoering van die taak. Het werkt meestal averechts om alle voorvallen (en dan met name de mindere prestaties) uit het verleden erbij te halen, want het geeft de ander een gevoel van falen – het omgekeerde van competentie of vakmanschap.

Wees specifiek

Bij prestatieterugkoppeling vermijd je vage en algemene beschrijvingen: welk deel van het resultaat precies behoeft aanpassing? Houd je aan de feiten en vermijd het vellen van een oordeel, omdat dat een onveilige omgeving voor de ander creëert. Geen enkele vorm van feedback of terugkoppeling sorteert effect als de ander zich niet veilig voelt (zie creëer veiligheid).

Vraag en luister

Stel liever vragen opdat de ander haar of zijn eigen prestatie evalueert. In de regel werkt dit beter dan vertellen hoe iemand heeft gepresteerd. Het stellen van (goede) vragen verlaagt ook de kans op een defensieve reactie (een overlevingsmechanisme dat iemand gebruikt als zij of hij zich kwetsbaar voelt).

Hou het op vakmanschap

Prestatieterugkoppeling gaat niet over alles, noch over wissewasjes. Hou het op taken die betrekking hebben op de vakmanschap van de ander en de taken die haar of zijn psychologische behoefte aan competentie vervullen. Leg de nadruk op dat wat (nog) beter kan en niet op dat wat misging. Richt je vragen vooral op wat de medewerker zelf niet geheel tevreden over is en wat zij of hij nodig heeft dit te adresseren. En exploreer wat de ander juist wel nodig heeft om haar of zijn competentie en vakmanschap tot een hoger niveau te tillen.

Goede prestatieterugkoppeling geven is een essentiële stap tot het vergroten van werktevredenheid. Het motiveert medewerkers zich te ontwikkelen vanuit een intrinsieke behoefte beter te worden in wat zij doen. Goede prestatieterugkoppeling maakt de organisatie waarderend, interessant en uitdagend om voor te werken.

Gepubliceerd door Markus van Alphen & Ellen Sebregts

Markus van Alphen is psycholoog, auteur, docent, trainer en herstelgericht werker. Drs. Markus van Alphen is afgestudeerd in de klinische psychologie aan de Universiteit van Amsterdam. Hij werkt als vrijgevestigde behandelaar in een kleine e-Healthpraktijk gericht op de Basis-GGZ en het gebied van de praktijkondersteuner huisarts (POH-GGZ). Daarnaast is hij freelance docent (toegepaste) psychologie bij een aantal opleidingsinstituten, waarvoor hij ook vaardigheidstrainingen verzorgt.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *