Voorkom dat er koppen rollen. Creëer veiligheid

Door Ellen Sebregts en Markus van Alphen

Hoe creëer je als manager een veilige omgeving voor je team? Hoe zorg je dat mensen vrij hun observaties kunnen delen of hoe (vaktechnische) kritische opmerkingen kunnen worden gemaakt zonder dat er meteen koppen rollen? Veiligheid is het toverwoord daarbij. Veiligheid legt de basis voor positieve relaties met elkaar.

Excellente leiderschapscommunicatie: deel 1

Zoals wij in onze vorige blog al schreven, is het creëren van veiligheid één van de zeven taken die je als manager te verrichten hebt om jezelf en je team tot excellente interpersoonlijke, of leiderschapscommunicatie te brengen. De zeven taken op een rij: creëer een veilige omgeving, zorg voor feedbackloops, stimuleer vertrouwen in het vakmanschap van de ander, implementeer getrapte besluitvorming, niet alleen top-down maar ook bottom-up, zet transformationeel leiderschap in en zorg dat de communicatie van de organisatie overeenstemt met de daadwerkelijke cultuur. In deze blog taak 1 van de zeven.

Je bent rolmodel

Als leider ben je rolmodel voor je team. Je kan van je teamleden niet verwachten op een bepaalde manier te handelen als je je eigen regels niet naleeft. In een klassiek experiment werd leiders opgedragen hun manier van binnenkomen ’s ochtends te manipuleren. En ja hoor, op de dagen waarop zij opgewekt binnenkwamen, ging de teamprestatie omhoog! Het is niet makkelijk, want je hebt natuurlijk een overladen agenda en je kan niet overal op letten, maar wij drukken je op het hart: gedraag je op de manier waarop je wil dat je medewerkers zich gedragen. Je zal zien hoe sterk het effect daarvan is.

Verander je cultuur van vertellen naar vragen

Edgar Schein stelt dat onze westerse cultuur gekenmerkt wordt door vertellen in plaats van het vragen stellen. Maar van zo’n verhaal blijft maar weinig hangen bij je toehoorder. En ineffectief wordt het al helemaal, wanneer je je medewerker een preek geeft. De onderliggende boodschap van een preek is dat je medewerker incompetent is. Daarnaast beperk je je teamlid in zijn of haar autonomie en het knaagt aan het meesterschap (competentie). Maar liefst twee van de drie psychische basisbehoeften die ieder mens heeft om goed te kunnen functioneren, komen met preekgedrag in het gedrang. Geef dus ruimte aan het verhaal van de ander. Het geeft je immers veel meer inzicht in wat de ander beweegt, wat hij of zij nodig heeft om goed het werk te kunnen doen, dan wanneer je steeds zelf aan het woord bent.

Word nieuwsgierig

Als je overtuigd bent van je eigen gelijk, dan is er geen ruimte (noch noodzaak) voor het vakmanschap van de ander. Wanneer je nieuwsgierig bent, aanvaard je dat je slechts je eigen perspectief kent over het huidige onderwerp. Je bent nieuwsgierig naar meer, je gaat het perspectief van de ander daadwerkelijk waarderen. Je vragen zijn bij echte nieuwsgierigheid gemeend. Ze zijn dan geen trucje om je team beter te laten presteren maar een oprechte interesse in een andere menselijk wezen. En dat is weer goed voor de derde psychische basisbehoefte van mensen: verbinding.

Stel de juiste vragen

Het vereist behoorlijk wat vaardigheid: het stellen van de juiste vragen. Open vragen zijn de beste. Het zijn vragen die de ander uitnodigen om meer te vertellen. Betuttelende-, oordelende- en waarom-vragen moet je maar liever vermijden. En gesloten vragen lokken volgzaamheid uit in plaats van openheid. Gesloten vragen worden veel sneller door de ander als oordelend ervaren. Het belangrijkste aan een goede vraag is een uitnodigende toon, een toon die zegt dat het oké is om jezelf te zijn en dat het niet nodig is om een sociaalwenselijk antwoord te geven.

Luisteren stimuleert verschillende meningen

Je hoeft het echt niet met iedereen eens te zijn, noch op iedereens mening te acteren. Terwijl je naar je medewerker aan het luisteren bent, hou eens op met nadenken over hoe je wil gaan reageren. Onderdruk de neiging om te corrigeren, bezwaren te opperen of je eigen standpunten te verdedigen. Laat het woord ‘maar’ zoveel mogelijk achterwege. Luister. Laat een korte stilte vallen. Geef een korte reactie zodat de ander weet dat je luistert, het liefst een reactie die jou aanzet tot het stellen van een vervolgvraag in plaats van een weerwoord te geven of over te gaan tot vertellen. “Laat me even nadenken over wat je me zojuist hebt verteld”, bijvoorbeeld. Door nieuwsgierig te zijn en niet gelijk het standpunt van de ander af te wijzen, stimuleer je verschillende meningen en ontstaat er een bredere optiek op het huidige onderwerp. Wees als leider de laatste persoon om tijdens teamoverleg jouw perspectief te geven.

Moedig teamleden aan te doen zoals jij doet

Het is niet genoeg als alleen jij een veilige gesprekspartner bent voor je medewerkers. Je wil dat zij dat onderling ook voor elkaar zijn. Bij teamoverleg, bijvoorbeeld, zorg ervoor dat iedereen aan het woord komt en dat collega’s de ander laten uitspreken, zonder te onderbreken, oordelen, verdedigen of bezwaren te opperen. Deels zul je moeten corrigeren (“Laat … uitspreken”, “Ik wil zijn of haar mening hierover horen”, of “ik zou iets minder snel oordelen”, bijvoorbeeld). Stimuleer ook een vragende, nieuwsgierige houding onder de medewerkers (“Welke vragen hebben jullie voor …?”).

Het creëren van een veilige omgeving legt het fundament voor de andere zes taken voor excellente interpersoonlijke communicatie. En als je dat niet alleen voor jezelf, maar voor de hele organisatie weet te creëren, leidt excellente leiderschapscommunicatie op haar beurt weer tot een excellente organisatie – waar mensen naar hun werk komen omdat dat werk hun behoeften vervult, hen plezier oplevert en hen stimuleert meer te doen dan louter het noodzakelijke. Een excellente organisatie is waarderend, interessant en uitdagend om voor te werken. Het trekt excellente medewerkers aan, helpt hen te groeien in hun carrière in de organisatie en nog belangrijker: zo’n excellente organisatie behoudt ook haar excellente medewerkers.

Gepubliceerd door Markus van Alphen & Ellen Sebregts

Markus van Alphen is psycholoog, auteur, docent, trainer en herstelgericht werker. Drs. Markus van Alphen is afgestudeerd in de klinische psychologie aan de Universiteit van Amsterdam. Hij werkt als vrijgevestigde behandelaar in een kleine e-Healthpraktijk gericht op de Basis-GGZ en het gebied van de praktijkondersteuner huisarts (POH-GGZ). Daarnaast is hij freelance docent (toegepaste) psychologie bij een aantal opleidingsinstituten, waarvoor hij ook vaardigheidstrainingen verzorgt.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *